Da importância de reuniões periódicas, com pauta e ata, em empresas familiares de pequeno e médio porte

Nem toda empresa familiar está preparada para implementar boas práticas de Governança Corporativa, mas àquelas que almejam estimular alguns mecanismos, como a implementação de reuniões periódicas, podem ganhar um espaço estratégico no alinhamento de equipes, sócios e colaboradores. 

 

Nas reuniões periódicas, oportuniza-se o debate, o convívio e o diálogo. Os laços entre equipes, sócios e colaboradores fortalecem-se por conta do momento dedicado para tratar exclusivamente das necessidades da empresa familiar. 

 

Assim, visando otimizar estes encontros, as pautas devem ser preestabelecidas, em comum acordo com os profissionais e também acompanhadas de projetos, planos de ação referente a metas e indicadores. Muitas vezes, tais pautas são abertas e ao longo da reunião são acrescidos novos tópicos de discussão, conforme demanda ou dúvidas apresentadas pelos profissionais. 

 

Estes encontros também podem tratar sobre assuntos exclusivamente familiares, definindo, por exemplo, questões sobre planejamento, alinhamento e posicionamento da família empresária. Por certo, essas reuniões são comuns em empresas deste tipo, uma vez que este fórum comporta a participação de todos os membros da família, embora existam regras de participação, as quais são previamente acordadas, tais como questões relativas a faixa etária, participação de cônjuges e agregados, entre outras.

 

Por fim, é imprescindível que a empresa mantenha os registros de todas estas reuniões organizadas e arquivadas em forma de ata. Estes registros em ata – em conjunto com os balanços financeiros e projeções – mostram-se fundamentais para viabilizar a avaliação do negócio por possíveis investidores ou até mesmo para prestar contas a sócios (atuais e futuros), bem como fundamentar decisões em Conselho (se houver), sempre com o intuito de manter a transparência da empresa. 

 

Por Renata Willig